AIKA HALTUUN, mietteitä kirjan TYÖKIRJA pohjalta

[Artikkeli on julkaistu alunperin Tietojenkäsittelyn koulutusohjelman blogissa. Tekijä pitää aihetta niin tärkeänä, että päätti julkaista sen uudestaan täällä Digimentoreiden blogissa.]

—-

Tyokirja

Sain käsiini Saku Tuomisen ja Pekka Pohjakallion kirjoittaman kirjan Työkirja – työelämän vallankumouksen perusteet. Kirja sai alkunsa 925 Redesigning the work week –hankkeesta, jolla pyrittiin laajalti kartoittamaan nykyistä työelämää ja mallintamaan tulevaisuuden toimisto- ja asiantuntijatyötä.

Kirja on varsin helppolukuinen vaikka antaakin lukijalleen todella paljon ajattelemisen aihetta niin omista työtavoista kuin työelämän muutoksistakin. Yksi kirjan esittämistä nykyisen työelämän paradokseista kuuluu: samalla kun uuvumme, koemme, ettemme saa juuri mitään aikaan. Yli 70 % toimistotyöntekijöistä tuntee, että heillä on töissä jatkuva kiire.

Kirjoittajat tuovat hyvin esiin sen, kuinka totutut tavat vaikuttavat työskentelyymme. Huonot tavat ohjaavat tehottomaan työskentelyyn, hyvät tehokkuuteen. Totuttuja tapoja on vaikea muuttaa. Huonoimpien tapojen korjaamisen sijaan tulisikin ryhtyä rakentamaan niiden tilalle hyviä, tehokkaaseen työntekoon ohjaavia tapoja.

Opettajana ryhdyin pohtimaan, voiko opiskelukulttuuri luoda ja vahvistaa noita huonoja tapoja. Olisiko mahdollista kehittää opiskelua enemmän siihen suuntaan, että se vahvistaisi ja loisi tapoja, jotka työelämässäkin nähdään hyvinä ja tehokkaaseen työskentelyyn johtavina? Kirja tuo useassa eri kohdassa esiin henkilökohtaisen ajanhallinnan merkityksen: kun ajanhallintataidot puuttuvat, syntyy huonoja toimintatapoja. Oppivatko opiskelijat koulussa riittävät ajanhallinnan taidot? Vaikka kirjassa on paljon erilaisia asioita, päätin tarrautua tähän ajanhallinnan ongelmaan.

Kirja jakaa työtehtävät karkeasti kahteen päätyyppiin eli reaktiivisiin ja proaktiivisiin:

  • Reaktiiviset työtehtävät ovat sellaisia, joita tulee jatkuvasti ja joita tehdään sen mukaan, kun niitä tulee.
  • Proaktiiviset työtehtävät ovat sellaisia, joiden tekemisaikaa työtekijä voi säädellä ja suunnitella.

Yksi kirjan väittämistä on, että kiireen tuntu aiheutuu reaktiivisten tehtävien viedessä kaiken ajan. Lisäämällä työnteon proaktiivisuutta kiireen tuntu hellittää, työ on laadukkaampaa ja aikaansaamisentunne vahvistuu. Pienikin proaktiivisuuden lisäys on merkittävää, ja jokainen voi lisätä sitä ihan itse.

Tutkimusten mukaan kuitenkin vain alle 30 % työntekijöistä suunnittelee työpäivänsä tai -viikkonsa huolellisesti etukäteen. Miksi noin harva? Suunnittelemattomuus johtaa usein siihen, että työntekijä ajautuu ns. multitasking-tilaan: useat asiat pyörivät samaan aikaan mielessä eikä asioita saada päätökseen. Runsas määrä reaktiivisia työtehtäviä ja multitasking-tila aiheuttavat sekä kiireen että tunteen saamattomuudesta ja asioiden keskeneräisyydestä. Pahimmillaan voidaan ajautua tilaan, jossa työviihtyvyyden väheneminen aiheuttaa elämisen tason laskemisen ja noidankehä on valmis. Voiko työskentelyn suunnittelemattomuus olla sellainen huono tapa, johon on totuttu ja jota ei kyetä muuttamaan? Opitaanko tapa jo koulussa? Voitaisiinko koulussa opetella suunnitelmallisempi työskentelytapa?

Selasin Tietojenkäsittelyn koulutuksen opintosuunnitelmaa. Ajanhallinnasta ei löytynyt merkintöjä opintojaksojen nimissä. En tiedä, onko se mukana jossakin yleisemmän tason osaamisessa. Ohjaammeko opiskelijoitamme suunnittelemaan ajankäyttöään? Lainkaan? Riittävästi? Miten? Asiaa pohdittuani keksin muutamia ajankäyttöön liittyviä asioita: periodit, lukujärjestykset ja aikarajat sekä projektioppiminen.

Lukuvuosi on jaettu neljään periodiin. Opiskelijalle ne kuvastavat ja jaksottavat sitä aikaa, jossa hän opintojaan suorittaa. Ne antavat ajankäytön raamit mutta eivät ohjaa opiskelijan henkilökohtaista ajankäyttöä.

Tietojenkäsittelyn koulutuksessa lukujärjestykset annetaan opiskelijoille ”valmiina” opintopolun mukaisesti. Ne kuvaavat pääosin kontaktiopetusta eivätkä kata koko työmäärää, jota opiskelijalta odotetaan. Lukujärjestykset ovat kuitenkin hyvä lähtökohta ajanhallinnalle, sillä jokaisessa viikossa on hyvä olla jotain pysyvää ja toistuvaa. Näin syntyy rutiineja eli tapoja. Oppituntien ulkopuolisen työn suunnittelemiseen ei ole kovin hyviä apuvälineitä tarjolla. Toteutussuunnitelmista voisi, periaatteessa, selvitä viikottain vaadittuja asioita, mutta harvoin suunnitelmia on laadittu niin tarkasti. Todellisuudessa suunnitellessaan itsenäistä työskentelyään opiskelija joutuu toimimaan sen tiedon varassa, mitä hän saa opettajalta. Aina tätä tietoa ei edes saa, joten ei ole ihme, että suunnittelu saattaa jäädä tekemättä tai on vaikeata.

Onko mahdollista, että lukujärjestykset ohjaavat työelämän huonoihin tapoihin eli reaktiivisuuteen: ”tullaan tunneille, kun ne on joku määrittänyt”, ”tehdään sitä mitä tunneilla käsketään” ja ”tehdään läksyt viime hetkellä”. Ei tuo ainakaan kovin proaktiiviselta työskentelyltä kuulosta. Voiko jopa joissakin tapauksissa liiallinen ylhäältä annettu aikataulutus johtaa ei-toivottuihin tuloksiin ajanhallinnan oppimisessa?

Opintojaksot sisältävät erilaisia aikarajoja. Usein ne viittaavat jonkin suorituksen, kuten tehtävien, raportin tai harjoitustyön, viimeiseen jättöpäivään. Aikarajojen kuvitellaan ohjaavan opiskelijan ajankäyttöä, mutta ohjaavatko ne pikemminkin reaktiiviseen kuin proaktiiviseen työskentelyyn eli ”tehdään viime hetkellä” -työskentelytapaan? Useat lähekkäiset aikarajat saattavat johtaa opiskelijan multitasking-tilanteeseen. Joka tapauksessa lienee kiistatonta, että erilaiset aikarajat ovat opinnoissa tarpeellisia ja ne ohjaavat opiskelijan ajankäyttöä.

Tietojenkäsittelyssä panostetaan projektioppimiseen. Wikipedian mukaan projektioppiminen on oppimisen menetelmä, jota voidaan käyttää oppimisprosessin suunnittelussa ja toteuttamisessa siten, että käytännön toiminta muodostetaan projektiksi. Projektilla on selkeät tavoitteet, aikataulu ja resurssit. Käytännössä oppiminen voi tapahtua konkreettisten tuotanto-, tutkimus-, tai kehittämisprojektien puitteissa.

Puhdasoppisimmillaan projektioppimisessa ajan- ja aikataulujenhallinta on opiskelijoiden omalla vastuulla. Projektioppimisen avulla voidaan mahdollisesti lisätä sitä osaamista, mitä ajanhallinta työelämässä vaatii. Kuitenkin työelämässä nekin yritykset, joissa työskennellään pääsääntöisesti projekteissa, saattavat kärsiä työntekijöiden ajanhallinnan osaamisen puutteista. Usein projekti luo raamit ajankäytölle (projektipalaverit, aikarajat), mutta henkilökohtainen työajansuunnittelu jätetään kuitenkin tekemättä. Projekti saattaa olla kuten lukujärjestys koulussa – tietyt sovitut asiat tiettyinä aikoina, mutta niiden ulkopuolinen ajankäyttö jää omalle vastuulle ja helposti ennalta suunnittelemattomaksi.

Kysyin eräiltä valmistumisvaiheessa olevilta opiskelijoilta ajanhallinnasta, suunnittelivatko he viikon työskentelyn etukäteen. Tulokset olivat sangen homogeenisia: ajanhallintaa tai -suunnittelua ei ollut. Opiskelijat olivat tottuneet työskentelemään lukujärjestyksen mukaisesti tunneilla, mutta itsenäisesti työskenneltiin ”kun siltä tuntui” tai ”viime hetkellä”. Asioita jäi myös tekemättä. Kun kysyin tenttiin valmistautumisesta, vastattiin mm. ”aikaa vaan löytyy”, ”tekee jossakin välissä” ja ”jos ei aikaa löydy niin ei löydy”. Heidän mukaansa opettajat muistuttelevat aikarajoista niin usein, ettei niitä tarvitse itse muistaa. Työskentelylle ei etukäteen varattu aikaa kalenterista. Tämä ei kuulosta kovinkaan proaktiiviselta. Kaikki nämä opiskelijat ovat siirtyneet työelämään. Jatkuvatko koulussa omaksutut tavat siellä? Kuka heitä muistuttaa?

Tietojenkäsittelyn koulutuksessa on siis useita ajankäyttöön liittyviä tekijöitä, ja projekteissa ajanhallinta on opiskelijoiden omissa käsissä. Siltikään en havainnut valmistuvien opiskelijoiden pyrkivän toimintaan, jota olisi voinut kutsua henkilökohtaiseksi ajanhallinnaksi. Oman työn ja ajankäytön suunnittelu puuttui. Emme siis saa koulussa n. neljässä vuodessa opetettua heille tätä taitoa, jota mm. Tuominen ja Pohjakallio pitävät yhtenä tärkeimmistä työelämätaidoista.

Työelämä, erityisesti ICT-ala, on jatkuvassa ja nopeassa muutoksessa. 10 vuoden kuluttua niitä työtehtäviä ja tekniikoita ei välttämättä enää ole, joita tänä päivänä opiskellaan. Ajanhallinnan merkitys kuitenkin lisääntyy jatkuvasti. Ajanhallinta vaikuttaa työn laatuun ja työssä viihtymiseen. Ehkä koulussa pitäisikin kiinnittää enemmän huomiota opiskelijoiden ajanhallintataitojen kehittämiseen. Luokaamme niitä hyviä tapoja, joita he voivat viedä mennessään työelämään. Taitoja ja hyviä tapoja, jotka kestävät kymmeniäkin vuosia!

Erään proaktiiviseen työskentelyyn tähtäävän opettajan kalenteri

Erään proaktiiviseen työskentelyyn pyrkivän opettajan kalenteri.

Tampereella sateisena lokakuun päivänä 2014, kun aikataulusta oli löytynyt pohtimiselle ja bloggaamiselle sopivasti tilaa, Ville Haapakangas

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *